Smart flytning

Jonas Carvbo, projektleder hos Coor, har i ti år deltaget i og koordineret flytteprojekter for mere end 20.000 personer om året. Alt fra 1 person til 1.500 personer ad gangen.

– Med et så stort omfang indså vi hurtigt, at vi var nødt til at udarbejde en egnet proces med tilhørende checklister over, hvordan en flytning skal foregå. Processen er blevet garant for projektets gennemførelse, og checklisterne udgør vores egenkontrol, som sikrer arbejdets kvalitet.

Planlæg flytningen ordentligt, sørg for at der er tid og plads til at forberede den. Anvend processer og checklister. Begynd at kommunikere i god tid. Forstå hvordan en større flytning påvirker medarbejdere og arbejdsklima.

- I dag er der ofte organisatoriske ændringer inde i billedet ved et flytteprojekt. Vi bør komme ind på et tidligt tidspunkt for at kunne bidrage til og påvirke projektets udfald. Der skal også findes en forståelse mellem os og ordregiveren, vi skal forstå kundens krav og behov for at kunne møde disse, siger Jonas Carvbo.

En stor flytning vækker ofte mange følelser, især hvis virksomheden også omorganiserer. Nogle medarbejdere bliver urolige, andre bekymrer sig slet ikke. De gange hvor et flytteprojekt ikke lykkes, har man som regel ikke gjort sig tilstrækkelig umage for at informere og kommunikere inden projektet. Tal om hvilke forventninger der er, og om hvordan resultatet skal blive.

– Nogle gange har virksomhederne ekstremt stærke kulturer, som også er knyttet til bestemte geografiske steder. Ved sådanne flytninger fører vi en dialog længe inden om alle væsentlige fakta; hvordan det kommer til at se ud, hvilke faciliteter der er eller hvordan kommunikationen fungerer. Den interne kommunikation er ekstrem vigtig ved sådanne projekter, siger Jonas Carvbo

Nye arbejdsmetoder og bedre teknisk ydeevne har ændret måden, hvorpå en flytning foregår. For ti år siden pakkede man alt på en medarbejders kontor ned, hvilket blev til utrolige mængder. Jonas Carvbo tror, at den mængde i dag nok kun er en tiendedel.

–Vi er gået fra cellekontorer til åbne kontorlandskaber og nu videre til "free seating", hvor medarbejderne ikke længere har en bestemt arbejdsplads. Før havde hver enkelt medarbejder otte til ti flyttekasser med personlige ejendele. I dag er det tal nede på to. Det er den virkelighed, vi justerer vores processer efter.

Tidligere lå fokus på den fysiske flytning, eftersom det var den mest komplekse. I dag vejer de psykosociale aspekter tungere. Nye miljøer påvirker medarbejderne og deres arbejdsmetoder. Udviklingen og bedre ydeevne har ført til, at arbejdsgiverne har indset, at de skal tilpasse sig. Giv medarbejderne mulighed for at arbejde hvorfra de vil, gå fra at hver person har en bestemt arbejdsplads til, at folk bevæger sig frit rundt.

- Virksomhederne udnytter i dag deres lokaler mere optimalt og sparer på denne måde store beløb. Det er vigtigt, at medarbejderne forstår hele sammenhængen uden at føle sig tilovers og uvigtig.

Når flyttemængderne bliver mindre, bliver omkostningerne også mindre. Desuden mindskes slid på ejendom og møbler. Selv om virksomhederne i dag bruger mere tid på at planlægge flytninger, så er det tid, man får igen mange gange bagefter.

Ud over at Coor kan bidrage med processer og erfaringer i forbindelse med flytteprojekter, så har man nøje undersøgt, udvalgt og indgået aftaler med pålidelige entreprenører.

- Vi sætter fokus på at dække hele flyttebranchen, der skal være tryghed for vores kunder. Desuden har vi altid en eneansvarlig hovedprojektleder med henblik på at lette kontakten for kunderne. Det skal være enkelt at henvende sig til os, afslutter Jonas Carvbo.

Sørg for at:

• Begynde tidligt.
  Planlægge, planlægge og planlægge. Skabe et helhedssyn over det, der skal leveres.
• Udarbejde en tydelig kommunikationsplan. Føre kommunikationen i det rigtige forum med de rigtige personer. Informere om, hvad der sker hele tiden – både hvis det sker i henhold til planen og hvis det afviger.
• Have ressourcer på stedet efter indflytningen, dels fra flytteprojektet, men også fra den organisation, som skal levere service i den kommende forvaltning.

Undgå at:

• Afvige fra processen.
• Begynde planlægningen for tæt på projektstarten.
• Mangle samordningen i projektet. Hvem påvirkes af flytningen? Hvem skal vi involvere? F.eks. IT-leverandører eller husejere?

Vil du vide mere om Coors erfaringer inden for komplekse flytninger?

Så kontakt venligst Jonas Carvbo, Tel +46 8 553 957 27, jonas.carvbo@coor.com.