Et ægte partnerskab

Jacob Dohn arbejder som direktør for Coor Service Managements forretningsudvikling, og har omfattende viden om forskellige samarbejdsaftaler mellem kunder og leverandører, heri blandt også 'Vested outsourcing' og ser et stort potentiale i denne samarbejdsform.

− Vi har allerede i dag et meget velfungerende og modent samarbejde med flere af vores kunder. Det der kendetegner disse relationer, er stort set de samme ting, som gør sig gældende ved 'Vested outsourcing'. Vi ser positivt på denne samarbejdsform og kan også konstatere, at det er i disse tilfælde, at vi som leverandør fungerer allerbedst, siger Jacob Dohn.

For at kunne gå ind i et strategisk partnerskab skal der være en gensidig tillid. Det kan være svært, for man kan ikke underskrive et juridisk bindende dokument, når det handler om tillid. Det er mere en holdningsindstilling, som bunder i ligeværdighed mellem parterne og en gensidig stræben efter at nå mål, man har fastlagt i fællesskab. Samarbejdsformen handler om at dele succeser frem for at konkurrere om dem.

− Diskussionerne før og under aftaleunderskrivelsen bliver anderledes, når partnerne stiler efter et strategisk partnerskab. I traditionelle forhandlinger diskuterer man ofte prisen ned til mindste detalje. I samarbejdsorienterede partnerskaber diskuterer man også pris, men forhandlingerne fokuserer på et senere tidspunkt også på spørgsmål om, hvad der skaber værdi for begge parter. Sammen forsøger vi at finde tydelige mål og fælles incitamenter, konstaterer Jacob Dohn.

Et prisbelønnet partnerskab

Et eksempel på et vellykket strategisk samarbejde er Coors samarbejde med dansk politi. I januar 2015 modtog parterne den prestigefyldte pris "Driftsherreprisen 2014" for det unikke offentligt/private samarbejde, som er præget af samarbejde, nytænkning og innovation. Med fokus på tillid og gensidig respekt arbejder både medarbejdere og kontraktledelse mod fælles mål – at forbedre arbejdsmiljø, effektivitet, bæredygtighed og kvalitet. Claus Fibiger er vicedirektør hos Coor i Danmark og er meget stolt af prisen.

− Vi fik prisen for vores måde at udvikle partnerskabet på. Vores samarbejde startede i 2012. At starte en ny kontrakt er altid en kompleks proces, men de udfordringer, vi mødte, løste vi gennem en ærlig og åben dialog i alle led, både mellem Rigspolitiet og vores centrale kontraktstyring, mellem kredsenes FM-ansvarlige og vores lokale driftsledelse samt ikke mindst mellem politiets servicebrugere og Coors servicemedarbejdere. Markedets opfattelse er, at den måde, vi har udviklet partnerskabet på, er et ægte partnerskab, siger Claus Fibiger.

Coor vandt aftalen efter offentligt udbud, men inden da havde politiet indbudt flere parter til dialog, for at få markedets input til, hvorledes udbudsstrukturerne kunne udformes for at understøtte et partnerskab.

− Vi mærkede med det samme, at der var et stort potentiale for et godt samarbejde. Vi, deres konsulenter, deres ledelse og repræsentanter fra de faglige organisationer, befandt os på samme bølgelængde, hvilket er afgørende, når det handler om at opbygge tillid, siger Claus Fibiger.

Åbne kort

I et strategisk partnerskab skal kunde og leverandør leve med hinanden i mange år. Derfor er det vigtigt, at begge parter er konstruktive, hvis der skulle opstå problemer, og ærlige fx ved at påpege, om der er dele af aftalen, som ikke fungerer som forventet.

− Det vigtigste for at opnå succes i et partnerskab er ligeværdighed, og at vores respektive mål er lige vigtige. Hvis vi ikke leverer kvalitet, er projektet mislykket for politiet. Hvis vi ikke tjener penge og har tilfredse medarbejdere, er Coor ikke en god leverandør. Alt hænger sammen, og fordelen ved et strategisk partnerskab er at anvende dette synspunkt til at skabe værdi for begge parter, siger Claus Fibiger.

For at skabe en god relation er der strukturerede mødefora på alle niveauer. Politiet har været meget imødekommende og åbne ved at lade Coor deltage i interne FM-møder. Det har givet Coor et godt indblik i politiets aktiviteter.

− Vi mødes løbende med den lokale politiledelse. Jeg tror, at det har bidraget til, at vi hele tiden kan adressere det, der skal justeres, og fortsætte med at udvikle de ting, der går godt.

Innovation og udvikling

Ifølge aftalen leverer Coor integreret facility management. Det omfatter alt fra rengøring og kantineservice til intern service, posthåndtering, hittegods, vognparkservice for 2.200 politibiler samt bygningsvedligehold og arealpleje på mere end 230 lokationer. Grundlaget for samarbejdet er at give politiet den service, de har købt. Det aftalte serviceniveau, fx responstider, følges løbende op på en struktureret måde. Når det er på plads, kan Coor bidrage med udvikling og innovation. Claus lyder engageret, når han kommer med eksempler på, hvordan Coor har udviklet leverancen:

− Vi har lagt alle 400.000 m2 ind i et BIM-system, opsat 35.000 QR-koder, som sikrer en hurtig og effektiv servicekommunikation med brugere og Coor samt udviklet en ny og forbedret miljøvenlig metode til at rengøre hundebure i politibilerne på. Udvikling og innovative løsninger forudsætter en stabil drift. Når alt er "up and running", kan vi blive kreative, siger Claus Fibiger.

Hvad er dine vigtigste råd til at opnå succes med denne type samarbejde?

− Skab muligheder og fora, hvor I kan tale åbent og ærligt sammen, og hvor I kan vende jeres respektive prioriteringer med hinanden. Partnerskab er et spørgsmål om holdning. Det er ikke noget, vi kan tilføje til en struktur, og så tro at det vil fungere. Det handler om, hvor lydhøre vi er over for hinandens prioriteringer, og hvordan vi agerer. Det handler om at sikre, at den anden part er klar til at kommunikere med sin organisation, hvis vi foretager ændringer i vores. Men vigtigst af alt handler partnerskab om mennesker og relationer. Vi skal stole på hinanden og blive enige. Det er hårdt arbejde og kræver stor gensidighed.