SmartArchive

Det moderne kontor er lige blevet lidt smartere

Coor lancerede allerede de første cloudbaserede serviceydelser, inden begrebet knapt eksisterede på markedet. Den digitale transformation er nu en konkret virkelighed for de fleste virksomheder, og det, man forudså som en fjern fremtid, er blevet hverdag. Det mærker Cecilia Björndahl tydeligt. Hun er ansvarlig for Coor SmartArchive, en af Coors intelligente løsninger til det intelligente kontor.

Cecilia Björndahl, ansvarlig for Coor SmartArchiveCoor SmartArchive er en skalerbar serviceydelse til dokumenthåndtering, både fysisk og digitalt. Til de kunder, som vil have en sikker og intelligent digital arkivering, har Coor udviklet koncernens eget system, Arkinet. Arkinet er en gennemtestet, cloudbaseret arkiveringsløsning, som blev udviklet allerede i 2001. Cecilia Björndahl har dog mærket en øget interesse for netop digital arkivering det seneste år.

– De tekniske løsninger har eksisteret længe, men det er først nu, at interessen for alvor er vækket. Der var også længe en skepsis mod cloudbaserede serviceydelser, det er der ikke mere. Stadig flere ser fordelene ved cloudbaserede serviceydelser, som indebærer, at nyudvikling og drift er inkluderet, og at kunderne ikke behøver at investere i opgraderinger og drift af forskellige systemer.

Serviceydelserne i Coor SmartArchive udvikles kontinuerligt, og udviklingen styres i høj grad af kundernes ønsker. En nyhed er, at digital signering nu kan kombineres med e-arkivløsning. E-signeringen indebærer, at man kan oprette et dokument i e-arkivet og derefter sende det til dem, der skal signere det. Efter signeringen er dokumentet søgbart, hvilket betyder, at dokumenterne ikke går tabt og at de forbliver sporbare i hele dokumentgangen.

Cecilia Björndahl mener, at gode arkiveringsløsninger er løsninger, som bidrager til bedre orden og overblik.

Hun peger på tre store fordele ved Coors e-arkiv:

Overblik over aftalerne

En fordel ved SmartArchive-systemet er, at det er sammenkoblet med opgavehåndtering, så der udsendes alarmer, når aftaler er ved at udløbe o.lign. Der er penge at spare på overvågning af aftaler, når det er tid at øge priserne for eksempel.

Rollebaseret

Hvis en virksomhed gennemfører organisationsændringer, fungerer det også, selvom enkeltpersoner skifter job. Den nye person får herefter adgang til de rigtige dokumenter, og ansvaret lander hos omkostningsstedet.

Kundetilpasset

Vi ejer og udvikler systemet inhouse og kan udvikle funktionerne ved at lytte til vores kunder.

I modsætning til konkurrenterne på markedet kan Coor kombinere dokumenthåndteringsfunktionen i Coor SmartArchive med andre serviceydelser, fx Coors receptionsfunktion. På den måde kan hele kæden fra håndtering af fysisk post og arkivering til indscanning og digitalisering effektiviseres og skabe kundeværdi.

Serviceydelserne i Coor SmartArchive udvikles kontinuerligt, og udviklingen styres i høj grad af kundernes ønsker.

Cecilia Björndahl, Ansvarlig for Coor SmartArchive, Coor Service Management

– I mange af vores kontrakter har vi ansvaret for at håndtere og scanne aftaler eller fakturaer. Det er utroligt enkelt for kunden, hvis dokumenter, som skal arkiveres og digitaliseres, kan afleveres direkte til receptionisten, frem for at de skal sendes til en særskilt afdeling. Via receptionisten tager vi ansvar for at arkivere originalbilagene på en sikker måde, og efterfølgende kan vi også sende indscannede filer til vores eget e-arkiv Arkinet eller til kundens eget arkiveringssystem, forklarer Cecilia Björndahl.

Den hurtige digitalisering og ændring af dokumenthåndteringen har medført konsekvenser, som nogle gange ikke opdages, før det fx er tid at flytte en virksomhed fysisk.

– For 20 år siden havde mange virksomheder en arkivar ansat, men det har man ikke længere. Og kompetencen er gået tabt. Hvad er der i skabene, og hvad skal bortsorteres? Coor har stor viden og erfaring med arkivering og kan hjælpe med at skabe orden og overblik. Sammen med kunden skaber vi struktur, samtidig med at vi hjælper kunden med at gennemgå og forbedre deres processer, siger Cecilia Björndahl.

Coor bruger selv Coor SmartArchive til håndtering og opbevaring af HR-dokumenter, leverandøraftaler og kundeaftaler i hele Norden. Og fordi løsningen er skalerbar, passer den til både små og store virksomheder. Mindre kunder er måske bare interesserede i fysisk arkivering af et par hundrede bilag om måneden, men for en stor koncern kan det handle om helhedsløsninger til håndtering af store dokumentvolumener. Et eksempel er TeliaSonera, som har valgt Coor til at varetage størstedelen af virksomhedens kundeservice.

Det er ikke udsædvanligt, at kunderne indledningsvist tester konceptet i lille målestok, og at samarbejdet efterfølgende vokser.

– De kunder, vi kommer i gang med, har måske et akut behov for hurtigt at kunne søge i deres dokumenter, men når vi får mulighed for at vise, hvad vi kan, vokser vores kontrakt ofte. Først taler man måske om 20 brugere, og så ender det med 100 mere. Det går hurtigt, slutter Cecilia Björndahl af.