Innovative løsninger i facility management
Det er lang tid siden, at facility management udelukkende handlede om, hvem der kunne levere den billigste ydelse. Som en moderne Facility Management-virksomhed er det ikke nok at være forvalter for ens kunder. Det er nødvendigt hele tiden at udvikle sig, både som virksomhed og på de enkelte kontrakter.
Fra forvaltning til udvikling
Coor arbejder med innovation og udvikling på to måder. Dels centralt gennem vores Innovation Lab i Stockholm, der i fællesskab med de øvrige nordiske Coor-lande, blandt andet afsøger markedet for innovative tredjepartsløsninger, som kan tilpasses og tages i brug hos kunderne. Dels decentralt gennem et forbedringsarbejde, hvor alle Coor-medarbejdere løbende kommer med forslag til, hvordan de på de enkelte kontrakter kan forbedre Coors leverance enten økonomisk, til gavn for kundernes medarbejdere eller til gavn for miljøet.
Disse to måder at arbejde på drejer mindsettet fra forvaltning til udvikling og danner grundlaget for Coors forbedringskultur.
Innovative løsninger som medarbejderpleje
Et af de steder, hvor Coor har implementeret en række innovative løsninger, er hos IT-virksomheden SDC i Ballerup.
- De løsninger, vi har implementeret hos SDC, har drejet sig om to ting: løsninger, der forbedrer hverdagen for SDCs medarbejdere og vores SmartOffice-koncept, forklarer divisionschef i Coor, Christian Mårtensson, der har det overordnede ansvar for Coors kontrakt med SDC.
Det betyder blandt andet, at SDCs medarbejdere kan få renset tøj, vasket og rengjort deres biler samt bestille take-away mad fra kantinen.
- Det har for SDC handlet om at tilbyde medarbejderne nogle services, der gør deres hverdag lettere. Med take-away fra kantinen får de ikke bare et sundt og nærende måltid; de sparer også tiden i køkkenet og supermarkedskøen og kan i stedet bruge den sammen med deres familier, siger Christian Mårtensson.
Det har for SDC handlet om at tilbyde medarbejderne nogle services, der gør deres hverdag lettere.
SmartOffice - det smarte kontor
Men det er ikke kun fritiden, SDC har gjort nemmere for sine medarbejdere. Ved hjælp af en række af Coors SmartOffice-produkter optimerer Coor blandt andet pladsudnyttelsen med løsningen SmartUtilization.
- SmartUtilization er et intelligent space management-system, der ved hjælp af varmefølsomme rumfølere kortlægger brugen af SDCs mødelokaler. Det betyder, at SDC får et overblik over møderummenes udnyttelse og belægning. Målingerne kører i to måneder, og resultaterne kan bruges til at vurdere, om SDC har det rette antal mødelokaler, og om lokalerne har den rigtige størrelse, siger Christian Mårtensson.
Men løsningen kan ikke kun bruges til at optimere antal og størrelser af mødelokaler. Ved at måle den generelle belægning i virksomheden og kombinere dette med behovsinterview af medarbejderne er det muligt at optimere fordelingen af kontorpladser, konferencelokaler, stilleområder, mødefaciliteter og kreative zoner, så de passer til virksomhedens aktuelle behov.
Smarte postgange
En anden af de løsninger, Coor har implementeret hos SDC, er Coors SmartFlow-løsning til effektiv håndtering af post og pakker.
Selvom fysisk post udgør en stadig mindre del af virksomhedernes kommunikation, er det stadig et område, der skal fungere gnidningsløst.
- Al post registreres ved ankomsten, og der udskrives en label med en stregkode på, der sættes på den enkelte pakke eller brev. Derefter scannes stregkoden, og posten lægges til afhentning. Når stregkoden scannes, får modtageren en e-mail eller sms med besked om, at der er post til afhentning. Hvis modtageren er på ferie, går beskeden videre til en kollega, forklarer Christian Mårtensson.
Medarbejderne kan desuden angive, hvor deres post skal afleveres, og om de ønsker at blokere specifikke emner, fx reklamer. Det hele foregår via en webportal, som alle medarbejdere har adgang til.
Virtuel reception
Det seneste skud på stammen er modtagelse af gæster via en virtuel reception. Den virtuelle reception kommunikerer ved hjælp af video med en central reception, så man slipper for at have fysiske receptioner, hvis man har flere forskellige forretningsadresser.
Jesper Nyegaard, der er Coors driftchef hos SDC, er ansvarlig for etableringen af den virtuelle reception.
- Vores bud er, at den kommer til at koste SDC en tredjedel af prisen ift. at have bemanding på. Samtidig får SDC som de første af vores kunder en state of the art-løsning, der kan udskrive gæstekort, uddele wi-fi-koder og kommunikere direkte med den centrale reception, der ligger 300 meter væk, fortæller han.
Ved ankomsten får værten direkte besked, så han eller hun kan hente gæsten i venteområdet ved den virtuelle reception.
Receptionen er ikke etableret endnu, men forventes i drift i begyndelsen af 2016. Du kan se en film om den virtuelle reception.
Fakta SDC
Coor påbegyndte samarbejdet med SDC i efteråret 2014. SDC havde været på udkig efter en samarbejdspartner, der var i stand til at tilbyde deres medarbejdere et markant serviceløft og samtidig give dem en markant driftsbesparelse.