Concept Office – Coors eget laboratorium

– For os er det vigtigt, at vi til fulde forstår følgerne af de nye, fleksible kontorer for at kunne levere den bedst tænkelige service. Derfor har vi opbygget vores eget forsøgskontor, som vi kalder Concept Office. Her tester vi nye smarte måder at arbejde på og afprøver forskellige idéer. De erfaringer vi gør os, kommer vores kunder til gode, siger Helena Gustafsson, som sammen med Carina Hörnfeldt-Bylund er projektleder for Concept Office hos Coor.

Eksperimentet startede i februar i år i vores nyetablerede lokaler.
– Inden vi gik i gang, havde vi lagt mærke til, at folk generelt udnytter deres arbejdspladser dårligt, og at arbejdspladserne ikke er velegnede til den måde man arbejder på i dag. Et tegn på dette er, at man har et stort behov for flere konferencelokaler og møderum. Det brugte vi som et af udgangspunkterne for vores arbejde. Et andet vigtigt udgangspunkt, var at udnytte de eksisterende lokaler bedre – selv de områder, vi tidligere anså for at "uegnede områder", siger Helena Gustafsson.

Forskellige behov styrer arbejdspladsens udformning

Concept Office er opdelt i forskellige behovsområder, som passer til de forskellige måder at arbejde på. I midten af lokalet er der almindelige arbejdspladser. Her sætter man sig, hvis man skal sidde og arbejde hele dagen på samme plads. Disse arbejdspladser er omgivet af forskellige mindre områder som for eksempel Creative Area, som er tilpasset projektarbejde, hvor der er behov for høje borde, og hvor der er plads til at folde store tegninger eller dokumenter ud. Et andet område er Touchdown, en anderledes arbejdsplads, der er opført omkring en søjle og med høje barstole. Her sætter man sig, hvis man bare lige vil læse sine mails mellem møderne. Et tredje område er Wireless Comfort Area, som er et afgrænset og uformelt område til møder eller specielle arbejdsopgaver i kortere perioder.

– Derudover har vi også Flexible Quiet Rooms til dem, der har behov for at tale eller arbejde uforstyrret. Og Semifixed Area til dem, der arbejder med specifikke forhandlinger og dokumenter, hvor der er høje sikkerhedskrav. Kernespørgsmålet i lokaleplanlægningen er at forsøge at planlægge ud fra, hvordan vi arbejder. Vi har hele tiden stillet os selv det spørgsmål, om det er den rigtige type område, vi har – og om det udnyttes optimalt.

I testmiljøet er der medarbejdere med mange forskellige arbejdsopgaver – lige fra økonomipersonale til chefer, medarbejdere, der arbejder med kontraktudvikling, og medarbejdere, der har projektorienteret arbejde. Og det har slået hul på fordommen om, at "det passer måske til dem, men vi kan ikke arbejde sådan". Undervejs har Coor identificeret tre vigtige faktorer.

– Teknikken skal fungere, medarbejderne skal forstå og ville arbejde sådan, og lokalerne skal være egnede. Skal man gennemføre dette i større udstrækning, kræver det et fælles engagement fra HR, ejendomsadministrationen og it-afdelingen, men der skal først og fremmest være en chef, der går aktivt ind for den fleksible arbejdsform og det fleksible kontor.

Hvad er fordelene?

Helena fortæller, at antallet af medarbejdere, der tidligere sad i et åbent kontor, er vokset med cirka 25 procent, samtidig med at arealet er blevet formindsket med 20 procent. Antallet af arbejdspladser med skriveborde er faldet med 33 procent, mens andre alternative arbejdspladser er vokset med hele 525 procent.

– Vi har på et mindre areal fået plads til 68 procent flere arbejdspladser. Det betyder, at arealet pr. arbejdsplads er faldet til det halve. Trods dette er folk meget tilfredse med kontoret, og mange synes, at sammenholdet er blevet bedre. Det er nemmere at komme til at tale med folk, at få kontakt og hurtige svar på spørgsmål.

Tanken er, at Concept Office skal ligge til grund for et nyt servicekoncept med fleksible arbejdspladser. Det handler i første omgang om at tilpasse arbejdspladsen, så den tager udgangspunkt i spørgsmålet om, hvilke vaner, behov og arbejdsformer medarbejderne har, samt hvor mobile de er, kombineret med viden om, hvad der kræves for at kunne arbejde optimalt. Det er vigtigt, at medarbejderne involveres i ændringerne, og at deres utryghed og betænkeligheder tages alvorligt. Derefter sker der en tilpasning af lokalerne, hvilket igen fører til arealoptimering og et ændret servicebehov. Gamle serviceydelser bliver overflødige, og nye opstår. Som en professionel serviceleverandør er det Coors opgave at forstå disse ændrede behov og mange gange være et skridt foran.

– Man er for eksempel nødt til at stille anderledes krav til rengøringen og højere krav til bookingsystemerne, når flere personer deler fælles ressourcer og arealer. Vi tester i øjeblikket selv et nyt, mere kvalificeret bookingsystem for at finde ud af, om vi kan anbefale det til kunder med fleksible arbejdspladser.

Hvad siger kunderne?

– Vi har mærket en stor interesse hos vores kunder, som har ønsket en gennemgang af deres arbejdspladser. Der er uden tvivl et økonomisk perspektiv, men der er også en vilje til at modernisere arbejdspladserne for at øge fleksibiliteten. Nu hvor vi selv har mulighed for at arbejde i et moderne, fleksibelt miljø, får vi større muligheder for at kunne dele vores erfaringer og rådgive bedre, hvilket forhåbentlig gør os til en bedre serviceleverandør, siger Helena Gustafsson.

Har du spørgsmål, eller vil du vide mere?

Kontakt Helena Gustafsson.
tlf: +46 8 553 952 87, helena.gustafsson@coor.com