Overvejer du et aktivitetsbaseret kontor? Her er de typiske faldgruber

Via sin mangeårige erfaring med kontorprojekter samt de undersøgelser og forskningsresultater, der findes på området, har Carina Hörnfeldt Bylund, projektleder hos Coor Service Management, en klar opfattelse af, hvad man skal tænke over, for at forandring kan skabe fremgang – og hvad man skal undgå. Ifølge Carina er det et stort problem, at mange virksomheder betragter en ændring som et indretnings- og flytteprojekt og ikke som et forandringsprojekt.

− Når man indfører et aktivitetsbaseret kontor, betyder det, at medarbejderne skal arbejde på en ny måde, og det skal forankres. De ansvarlige må også respektere, at forskellige faggrupper arbejder forskelligt, og de må derfor planlægge det sådan, at kontoret passer til alle, siger Carina Hörnfeldt Bylund.

Vi har bedt Carina om at opliste de fejl, som typisk sker ved indførelsen af aktivitetsbaserede kontorløsninger. Listen giver et overblik over, hvad man skal huske på.

De mest almindelige faldgruber ved indførelsen af aktivitetsbaserede kontorer:

#1 – Manglende tilpasning til virksomheden

Mange flytteprojekter starter med, at de ansvarlige tager på studiebesøg hos andre virksomheder og kopierer allerede eksisterende løsninger direkte. Dette medfører ofte utilfredshed hos personalet, og løsningerne må tilpasses efterfølgende, hvilket både er dyrt og unødvendigt. Det kan i og for sig være meget godt at gå ud fra "best practises", men samtidig må løsningerne også være baseret på ens egen virksomhed. Forskellige behov og arbejdsgange kræver derfor et godt forarbejde, hvor både objektive belægningsmålinger og kvalitative dybdeinterviews indgår. Dette skaber et godt grundlag, som skildrer virksomhedens behov.

#2 – Medarbejderne skal forstå hvad og hvorfor

Som i enhver anden forandringsproces, er det meget vigtigt, at de personer, der er berørt af forandringen, er godt forberedt. Den uro og de spørgsmål, som dukker op i forbindelse med en forandring, er helt naturlige og skal håndteres på den god måde. Det berørte personale har brug for at forstå, hvad der sker, og hvorfor. Løbende information og åbenhed er utroligt vigtigt. Information via ledere er naturligvis en helt central ting, men ofte kan det være nødvendigt at supplere med oplysninger via en infostander, morgenmøder om forskellige temaer og evt. en hjemmeside. At fremvise skitser, idéer og plantegninger samt give en kort indførelse i, hvordan kontoret skal anvendes, er eksempler på den gode forberedelse. At skabe engagement hos medarbejderne ved at lave afstemninger om navne på lokaler, valg af tema eller lignende kunne også være en god idé.

#3 – Tilpasse lederskabet til forudsætningerne i det nye aktivitetsbaserede kontor

Lederne spiller en vigtig rolle som informationsbærere og forandringsledere i forbindelse med flytningen, men de skal også forberede sig på det ændrede lederskab, som kræves på et aktivitetsbaseret kontor. Hvordan skal gruppen arbejde, når man ikke længere er samlet rent geografisk? Hvilken indflydelse har det på mødestrukturen? Hvilken målsætning skal vi opnå med det nye kontor? Det er spørgsmål, som lederne kan og bør overveje inden flytningen, så gruppen er forberedt og godt klædt på til den ændrede arbejdsgang.

# 4 - En sikker overgang til en velfungerende forvaltningsorganisation

Under planlægnings- og flytteprocessen er der ofte udpeget en projektgruppe, som er ansvarlig for løsningerne på det nye kontor og for selve flytningen. Flyttegruppen opløses ofte efter indflytningen, men her er det vigtigt, at der er en person i virksomheden, som fortsætter arbejdet, så det nye kontor får de helt optimale rammer. Et godt kontor er et kontor, som hele tiden tilpasser sig de behov, der er. En tydelig forvaltningsorganisation driver arbejdet og følger løbende op på, hvordan fagområderne anvendes, hvordan trivslen er på kontoret, og hvor godt kontoret fungerer i hverdagen. Ved at kontoret løbende tilpasses virksomheden, skabes de bedste forudsætninger for en vedvarende høj medarbejdertilfredshed samt en øget produktivitet.