Hvad er Coor SmartArchive?
SmartArchive er en servicefunktion til digitalisering af dokumenter samt både en digital og fysisk dokumenthåndtering og arkivering. SmartArchive kan bruges til kontrakter og kundeaftaler, HR-dokumenter, fysiske breve, fakturaer, fragtbreve og diverse korrespondance.
Scanning og digitalisering af dine dokumenter kan udføres enten af jeres egne medarbejdere eller Coor, samt både fysisk hos jer eller et helt tredje sted. Vi rådgiver om effektiv dokumentbehandling og fysisk arkivering i overensstemmelse med de nationale normer for arkivering samt standarden for informationssikkerhed.
Vi rådgiver om effektiv dokumentbehandling og fysisk arkivering i overensstemmelse med de nationale normer for arkivering.
Fordele ved SmartArchive
- Alle dokumenter samlet på et enkelt sikkert sted og kun tilgængeligt for autoriseret personale
- Frigør plads, som er vigtigt for et travlt kontor
- Reducerer procestiden og gør dokumenthåndtering nemmere
- Ingen krav om kostbare investeringer
- Størrelsen kan tilpasses (fra 2 op til 50.000 brugere)
- E-arkivet er tilgængeligt 24/7 fra hvor som helst
- Fleksibelt - kan konfigureres præcist efter kundens behov og kan integreres fuldstændigt i andre forretningssystemer
Kort om dokumenthåndtering med SmartArchive
- Digitalisering (hvis krævet) kan udføres af en Coor-medarbejder, en receptionist eller af en anden medarbejder hos kunden
- Scannede dokumenter kan gøres tilgængelige i Coors e-arkiv Arkinet eller i kundens eget system (HR-system, faktureringssystem eller e-arkiv)
- Det er nemt at søge og hente dokumenterne i e-arkivet
- Dokumenterne er tilgængelige døgnet rundt i e-arkivet
- Kunden fastsætter hvilke regler, der skal gælde for adgang til systemet (hvem har adgang, hvorfra og hvornår)
- Kunden kan få notifikationer og alarmer, total sporbarhed og logs
- Fysisk arkivering kan udføres lokalt eller eksternt af kunden eller af Coor
- Coor tilbyder sikker dokumenthåndtering i overensstemmelse med retsforskrifter og kundeønsker
- Dokumenter i det fysiske arkiv er tilgængelige for afhentning