Alle har brug for en work space manager

Udviklingen af vores arbejdspladser er inde i et paradigmeskifte, dels på grund af teknologiske forandringer, men også fordi vi samarbejder på nye måder. Resultatet er ofte halvtomme kontorer. Personalet er til møde, ude hos en kunde, på rejsefod eller arbejder hjemmefra. I gennemsnit står halvdelen af alle arbejdspladser tomme på en almindelig arbejdsdag.

Torben Jarlholm-Jensen er teknisk sitechef hos Coor, og ser work space management som en vigtig parameter for at kunne tilbyde kunderne en konstant mulighed for optimering:

- I Coor Service Management har vi gode erfaringer med at gentænke kontorlokalernes udformning i forbindelse med f.eks. udvidelser. Her har vi sammen med vores kunder opnået væsentlige optimeringer af eksisterende forhold, således at flere medarbejdere har kunnet arbejde på færre kvadratmeter, samtidig med at arbejdsmiljøet for den enkelte medarbejder er blevet forbedret.

Den umiddelbare gevinst for kunden er de omkostningsbesparelser, der kan findes ved at udnytte kvadratmeterne mest effektivt. Næst efter personaleomkostninger er udgifter til lokaler den største omkostning for mange vidensvirksomheder og i nogle tilfælde, hvor virksomheden har til huse centralt i storbyer, er besparelsespotentialet på over 30 procent.

Løsningen er at skabe en form for flexkontorer eller aktivitetsbaserede arbejdspladser. Det betyder, at medarbejderen har hele kontoret som sin arbejdsplads, og at man skaber plads til forskellige aktiviteter og behov, f.eks. skrivebordszoner, touch down-arealer, stillerum, samtalerum, møderum og projektrum. Medarbejderne arbejder fleksibelt og tilbringer en del af deres arbejdstid på forskellige steder. Kun et fåtal har personlige kontorarbejdspladser.

− For at skabe en god løsning er der behov for en work space manager, som er opmærksom på, hvordan virksomhedens kontorarealer kan bruges bedre og tilpasses de aktuelle behov. Denne rolle varetages bedst af den interne facility management-organisation, som har indgående kendskab til virksomhedens lokaler, forklarer Torben Jarlholm-Jensen.

Oftest er der forskellige afdelinger på en og samme etage, som har helt forskellige behov i deres daglige arbejde. Visse funktioner kan kræve isolation, f.eks. jura, HR og økonomi, mens en udviklingsafdeling har brug for et kreativt miljø med store fælles arealer, og en salgsafdeling kan formentlig være mindre, men har brug for flere telefonarealer. Samtidig er der stor forskel på, hvilken effekt den enkelte virksomhed kan opnå, hvilket afhænger af virksomhedens type og den bygningsmasse, som virksomheden har til huse i. Endelig kræver det forandringsvillighed både hos ledelse og medarbejdere at gennemføre et work space management-projekt.

− Work space management handler om at forandre rutiner, og det kræver ofte en holdningsbearbejdning hos de enkelte medarbejdere. Som work space manager skal man derfor være god til at kunne indgå i dialog med medarbejderne og involvere dem i forandringsprocessen. Samtidig er det helt essentielt, at der er en tydelig opbakning fra ledelsen, understreger Torben Jarlholm-Jensen.

At ændre arbejdsmetoder og sætte det gamle kontorlandskab på den anden ende kræver meget arbejde, men rigtigt planlagt og gennemført kommer det til at bidrage til bedre medarbejdertrivsel, øget produktivitet og væsentlige omkostningsbesparelser. Torben Jarlholm-Jensen anbefaler, at man begynder med at måle:

− Man bør starte med en detaljeret screening af virksomheden og dens bygningsmasse. Den skal indeholde målinger af arealer, udnyttelsesgrader, interviews af ledere og medarbejdere, kortlægning af forretningsgange og alle andre relevante forhold. Kort sagt handler det om at danne sig et overblik over forholdet mellem kapacitet og behov.

Når man kan verificere alle tal og ved, hvordan belægningen på arbejdspladsen ser ud, tages et underlag for dimensionering frem. Dette viser, hvor mange ansatte der kan arbejde på arealet, hvis man indfører et aktivt kontor. Bagefter går man videre og tester konceptet i en mindre skala, f.eks. på en del af en etage. Det er vigtigt at måle både før og efter, men især at få klarhed over, hvad medarbejderne synes og har for behov. At involvere berørte medarbejdere på et tidligt stadium er vigtigt for, at forandringen skal lykkes.

Vil du vide mere om work space management?

Coor Service Managements tekniske afdeling har flere projektledere som har erfaring med gennemførelse af disse typer af projekter. Samtidig samarbejder Coor med en lang række af specialister inden for områder som arbejdspsykologi og indretningsarkitektur. Desuden har Coor i Sverige lavet et concept office, som fungerer som et laboratorium, hvor nye varianter af flexkontorer løbende bliver evalueret.

Succeskriterier for en work space manager:

• Tydeligt mandat fra ledelsen
• Godt kendskab til virksomhedens egne lokalers muligheder
• Involvere medarbejderne og forstå deres behov
• Kommunikere hvad der sker og hvorfor
• Initiere en god dialog med faget
• Sikre at alle enhedschefer er med på toget og kan lede deres medarbejdere i løbet af forandringsprojektet.

Succeskriterier for en overgang til aktivitetsbaserede kontorer:

• Tydelige mål og tydeligt lederskab
• Dialog – involvering
• Respekt – tålmodighed
• Prøve – udvikle
• Vurdere
• Udforme kontoret efter de behov, som der er
• Sikre at teknikløsningerne støtter en fleksibel måde at arbejde på.

Hvis du vil vide mere om vores rådgivning om work space management?

Kontakte Torben Jarlholm-Jensen på telefon +45 4477 8888 eller torben.jarlholm-jensen@coor.com.