En arbejdspladsstrategi til den nye normal
Medarbejdere vender nu tilbage til deres arbejdspladser med helt nye krav, behov og forventninger. Hvordan planlægger man en ny strategi på arbejdspladsen, der imødekommer medarbejdernes og virksomhedernes nye vilkår?
Josefine Mordenfeld, der arbejder som arbejdspladsstrateg hos Coor, giver os sine erfaringer med, hvordan virksomheder nu skal planlægge et sikkert skridt ind i fremtiden.
”Mange har indført kortvarige tilpasninger og iværksat gode tiltag på arbejdspladsen for at undgå smitte. De skal nu begynde at gennemgå deres egne langsigtede arbejdspladsstrategier.”
Tre nøgletendenser
”I kølvandet på Coronapandemien ser vi flere tendenser i samfundet, der vokser hurtigt - ikke mindst på arbejdspladserne. I de seneste måneder er der publiceret en række interessante undersøgelser, artikler og digitale begivenheder, der vidner om, hvordan pandemien har ændret samfundet, hverdagen, miljøet og vores arbejdspladser."
Hos Coor arbejder vi med "direkte rapportering fra hverdagen" - baseret på erfaringer fra de hundredvis af erhvervskunder, vi leverer FM-tjenester til. Pandemien vil have en varig indvirkning på arbejdspladsen, og vi ser tre klare tendenser; en mere distribueret arbejdsstyrke gennem brug af hjemmekontorer og fjernarbejde, mere aktivitets- og oplevelsesbaserede arbejdspladser og større vægt på sundhedsfremmende arbejdspladser.
Tre nøgletendenser
1:
En mere distribueret arbejdsstyrke - hjemmekontor og fjernarbejde
2:
Aktivitets- og oplevelsesbaserede arbejdspladser
3:
Øget fokus på sundhed og velfærd på arbejdspladsen
Overalt i verden er fjernarbejde (arbejde eksternt/uden for kontoret, såsom et hjemmekontor) blevet en klar anbefaling, og det er hurtigt blevet en vane for mange.
”Undersøgelser tyder på, at fremtidens arbejdsplads i højere grad involverer fjernarbejde og hjemmearbejde, og at omkring 2 hjemmedage om ugen sandsynligvis bliver den nye norm for de fleste af os. Det øgede fjernarbejde rejser kravene til fleksibilitet både hos medarbejderne og fra virksomheden, hvilket har indflydelse på mange områder, f.eks. indretning af de fysiske kontorer og ledelsen i virksomheden. F.eks. Skal der være gode muligheder for digitale og ergonomiske mødelokaler på kontoret for at kunne møde alle kolleger og kunder, der arbejder eksternt."
Hjemmekontorets succes har også vist sig at variere afhængigt af aldersgrupper, arbejdsopgaver samt hvorvidt man har en dedikeret arbejdsplads eller ej. Dem, der har en høj grad af varierende arbejdsopgaver, og som arbejder på en dedikeret arbejdsplads, synes at trives mindst med et hjemmekontor. Den aldersgruppe, der ser ud til at savne den fysiske arbejdsplads mest, er den yngre generation - Generation Z. Hjemmekontorer er derfor ikke optimalt for alle, og det er vigtigt at tage højde for dette i planlægningen af fremtidens kontorer. Tendenserne, der peger mod en aktivitets- og oplevelsesbaseret arbejdsplads betyder, at fremtidens kontorer designes med oplevelsen i fokus for at tiltrække stærke talenter, opbygge en stærk organisationskultur og opfordre til uformelle og kreative møder.
”Virksomheder har allerede bevæget sig i denne retning”, hævder Caroline, men med Coronakrisen øges indsigten i de typer aktiviteter, der udføres bedst af arbejdspladsen, samt kontorets rolle som kulturbærer og arena for møder mellem forskellige mennesker.
Af disse grunde bør virksomheder investere mere tid og flere ressourcer i at "skubbe" medarbejdere til at vælge netop deres arbejdsplads ved at sikre både funktion, attraktivitet og oplevelse. Nogle virksomheder konverterer dele af deres kontorlokaler til caféer med nye madkoncepter eller skaber mere hotellobby-lignende arbejdsområder med loungemusik i baggrunden for at forbedre medarbejderens oplevelse. Andre stræber efter at skabe spa-lignende afslapningszoner til samle energi eller spillehjørner for at få mere energiske pauser. Pandemien har også fremmet debatten om mere sundhedsfremmende arbejdspladser. Det er en tendens, der har været fremtrædende i lang tid, men som nu er havnet øverst på dagsordenen.
”Det bliver lagt større vægt på at skabe tryghed, og det kan vi se, da vores services inden for rengøring og sikkerhed har fået en vigtigere rolle. Derudover er der øget efterspørgsel blandt vores større kunder på løsninger, der forbedrer medarbejdernes fysiske, sociale og mentale sundhed”, siger Josefine.
Arbejdspladsen koncentrerer sig mere om, hvordan det fysiske miljø kan understøtte medarbejdernes trivsel, hvor blandt andet indeklima, belysning, ergonomi, nye tjenester og sociale zoner får øget opmærksomhed og efterspørgsel. Det vil også være vigtigt at udvikle ledelsesfunktionen i mange organisationer og arbejde aktivt for at skabe en inkluderende organisationskultur, der fremmer mental tryghed, social interaktion og godt samarbejde.
Tre trin til at lykkes med planlægningen af din fremtidige arbejdsplads
1:
Hvilke arbejdsopgaver forventes medarbejderne at kunne udføre? Hvilke behov har de, både på kontoret og på hjemmekontoret? Indsaml disse data og lav en analyse.
2:
Hvilken rolle vil kontoret spille på lang sigt, og hvordan vil du være i stand til at støtte dine egne medarbejdere på afstand? Formuler et formål og en målsætning.
3:
Hvordan skal strategien for din fremtidige arbejdsplads se ud på baggrund af ovenstående punkter, og hvilke aktiviteter indebærer den? Definer en strategi, og udform en projektgruppe, der kan lede forandringsarbejdet.
Ny strategi på arbejdspladsen - ingen "quickfix"
Virksomheder skal undersøge, hvordan de nye tendenser påvirker deres virksomheder og ansatte, og tilpasse deres arbejdspladser ud fra dette. Hos Coor ser vi allerede, at mange virksomheder overvejer en mere langsigtet omstilling. Og frem for alt ser vi store muligheder for at udnytte muligheden nu og påbegynde arbejdet med at gennemgå en langsigtet arbejdspladsstrategi.
”Desværre er der ingen hurtig standardløsning”, mener Caroline. Alle virksomheder er forskellige, og inden et stort projekt startes, skal behov og forudsætninger analyseres.
Et arbejdspladsprojekt er en forandringsrejse, der skal forankres hele vejen fra ledelse og ud til hver enkelt medarbejder for at få fuld effekt. Ved at designe den fremtidige arbejdspladsstrategi baseret på medarbejdernes behov og præferencer vil virksomheden være i stand til at være mere konkurrencedygtige og samtidigt have mere effektive og produktive medarbejdere.
”For at vinde på lang sigt kræves det, at virksomheder kan tilbyde deres medarbejdere en inspirerende og funktionel arena, der ændrer både kultur, frihed, fleksibilitet og tiltrækningskraft. Situationen lige nu er et meget godt vindue til at starte på dette”, konkluderer Caroline.
