Sådan får du succes med outsourcing af facility management

Det kan være svært at vurdere hvilken servicepartner, der er den rette til at varetage serviceopgaverne i din virksomhed. I denne artikel kan du læse, hvilke overvejelser du bør gøre dig inden valg af samarbejdspartner.

Hvad enten du overvejer at outsource hele eller enkelte dele af din virksomhed, er du ikke alene. Servicebranchen inden for facility management omsætter årligt for over fire milliarder kroner i Danmark, og skaber arbejdspladser for 40.000 mennesker.

Beslutningen om at anvende en ekstern partner for hele eller dele af sin virksomhed er fordelagtig, men kan ofte opleves som svær. For mange virksomheder er det ikke længere kun et spørgsmål om at kunne kontrollere sine omkostninger. Det handler i høj grad også om at finde en partner med ekspertise, som kan varetage opgaverne gnidningsfrit og professionelt - uden større eller egen indvolvering.

Det er et velkendt faktum, at der er omkostningsbesparelser forfundet med at benytte sig af outsourcing. Vi vil gerne uddybe nogle af de andre, mindre velkendte, men ikke mindst vigtige fordele ved outsourcing samt hvilke faldgrupper, man kan risikere at støde på. I denne artikel lægger vi alle kortene på bordet, så du kan finde ud af, om outsourcing er det rigtige for dig og din organisation.

DERFOR ER OUTSOURCING EN FORDEL

1. EKSPERTER ER BEDST TIL SERVICE:

En god servicepartner fungerer som en udvidelse af dit team. Partnerens ansatte har ofte en specialiseret uddannelse indenfor den pågældende service såvel som dokumenterede kurser i processer og teknologi på arbejdspladsen. Lad eksperterne gøre det, de er bedst til, så dine specifikke behov bliver opfyldt. Vælger du en større samarbejdspartner med mange services, vil du have mulighed for at få hjælp til flere forskellige services, hvis behovet opstår. Jo flere services en samarbejdspartner håndterer og leverer, jo mere effektiv og optimal bliver løsningen for dig.

2. EN ARBEJDSPLADS ER EN OPLEVELSE:

I dag forventer ansatte mere end bare rene toiletter, genopfyldte kaffemaskiner og god belysning. Mange mennesker er allerede vant til faciliteter på arbejdspladsen som stående skriveborde, udendørs rum, fitnesscentre, sunde spisemuligheder og hurtig hjælp, når der opstår problemer med f.eks. ejendommen. Disse fordele er ikke kun med til at forbedre medarbejdernes oplevelse af deres arbejdsplads, men bidrager også til de ansattes velbefindende… og som forskning viser; glade medarbejdere er simpelthen mere produktive.

3. HVER EN KRONE TÆLLER:

Økonomiske besparelser siges at være den vigtigste drivkraft bag outsourcing. Udbydere af facility management har ofte en bred erfaring samt ekspertviden indenfor de forskellige services. Derudover har de adgang til de bedste ressourcer og arbejdsmetoder på området. Dette kan være en stor hjælp til at holde omkostningerne under kontrol og samtidigt drive udviklingen fremad. Til sidst skal man tage med i sine overvejelser, at leverandører dækker de personaleomkostninger, der måtte være.

UNDGÅ DE TYPISKE FALDGRUBER

1. HVAD TÆNKER ANDRE OM OUTSOURCING?:

Ved outsourcing af services kan der opstå negative udtalelser eller kommentarer fra de ansatte, offentligheden eller begge dele. Det er mere almindeligt, hvis servicen tidligere blev håndteret internt af organisationen selv. Outsourcing kan fortolkes som et job, der forsvinder, hvilket ofte fører til intern kritik. Her er det vigtigt, at ændringen proaktivt forankres; med gennemsigtighed, klar kommunikation og nogen, der kan besvare følsomme spørgsmål. Du kan altid søge hjælp fra en kommunikationsrådgiver eller ekspert i organisatorisk forandring, der ved, hvordan forandring integreres bedst muligt.

2. VÆR BEVIDST OM KVALITET OG SAMARBEJDE :

Forskellige leverandører tilbyder service i forskellige kvaliteter. At vælge den billigste udbyder er ikke altid det rette valg, hvis service er vigtigt for din organisation. For at undgå enhver misforståelse er det vigtigt, at der fastlægges fælles mål, samt at forholdene og samarbejdet beskrives tydeligt. Foretag en grundig forventningsafstemning, hav løbende kontakt med leverandøren og gennemgå, hvilke aspekter ved leveringen, der er vigtige for virksomheden. På den måde bliver det lettere at imødekomme og opfylde virksomhedens specifikke ønsker.

3. DU KAN LÆGGE ANSVARET FRA DIG:

I et servicepartnerskab overtager den eksterne leverandør er stort ansvar, og bestemmer både, hvordan de enkelte services leveres, og hvordan servicepersonalet håndteres. At fralægge sig ansvaret for en service kan opfattes som en ulempe, men det behøver det langt fra at være. Med klare aftaler og en god dialog kan du med sikkerhed få mest muligt ud af din serviceleverandør, selvom du lægger kontrollen i andre hænder. Dette frigør en masse tid, som du kan lægge andre steder i din virksomhed.