Sådan sikrer du dit kontor
De voksende udfordringer i verden påvirker udformningen af vores kontorer, fortæller Steen Kolby Larsen, Driftschef for Security, og Helle Nøhr, Head of Workplace Advisory. Dagligt møder de virksomheder, der ønsker hjælp til at skabe en moderne og sikker arbejdsplads.
I løbet af 2023 gennemførte Coor undersøgelsen "Join the Workplace Revolution" blandt 1.300 medarbejdere og ledere, der kastede lys over den moderne arbejdsplads. Her fremgik det, at 29 procent af virksomhederne identificerer sikkerhed, autorisation og adgangskontrol som det mest presserende område, der skal tackles i de kommende år. Hvordan bør virksomheder navigere i denne nye virkelighed?
I Coor´s Advisory-afdeling arbejder Helle Nøhr, arkitekt og Head of Workplace Advisory. Hun hjælper virksomheder med at forme strategier og koncepter for moderne og attraktive arbejdspladser og tage det overordnede ansvar for implementeringen.
I Security-afdelingen hos Coor arbejder Steen Kolby Larsen aktivt med at styrke virksomheders overordnede sikkerhed. Han samarbejder med Helle Nøhr for at sikre, at arbejdspladserne ikke kun er optimalt indrettet med henblik på kultur, men også med fokus på sikkerhed.
Steen Kolby Larsen mener, at virksomheder i første omgang skal sikre, at de har god sikkerhed omkring deres bygninger:
- Det betyder fokus på låse, alarmer, gode adgangs- og overvågningssystemer, så virksomhederne sørger for, at informationssikkerheden er god. Det gør, at vigtige oplysninger ikke videregives eller ødelægges. En af de betydelige trusler i øjeblikket indebærer risikoen for, at en ubekendt person følger efter en medarbejder for at opnå adgang til arbejdspladsen. Dette kan indebære farer som eksempelvis at indsætte et USB-drev i en computer for at downloade følsom information, forklarer Steen Kolby Larsen.
Han mener, at det er vigtigt at skabe en kultur på arbejdspladsen, hvor man har sit adgangskort synligt, hilser på kolleger, spørger, om nogen har brug for hjælp og anmelder, hvis man ser uvedkommende i ejendommen.
- Jeg vil ikke sige, at jeg står over for en masse bekymring, men der er helt sikkert en større bevidsthed. Det afhænger selvfølgelig af typen af virksomhed, og der har altid været fokus på sikkerhed, siger Steen Kolby.
Helle Nøhr er enig:
"Vi inkluderer altid sikkerhed som en del af vores workplace-projekter. Jeg har bemærket, at mange virksomheder graver deres krisemanualer frem igen og sørger for at informere medarbejderne om, hvordan de skal agere i tilfælde af trusler, og hvordan de skal indberette hændelser. Det er lederne, der har den vigtigste rolle i at skabe en bevidst kultur.
Steen Kolby Larsen fortæller også, at Coors servicemedarbejdere i et vist omfang har fået en udvidet rolle.
- I stedet for bare at rengøre eller kontrollere, at dørene er låst, kigger du op og bemærker, hvis du ser nogen opføre sig på en måde, der vækker mistanke eller bekymring. I så fald vil dette naturligvis blive rapporteret yderligere.
3 tips til at øge sikkerheden på jeres kontor
Tip 1: Hold uvedkommende ude: Dette indebærer at gennemgå låse, alarmsystemer samt adgangs- og overvågningssystemer. Grundlaget for god sikkerhed er at sørge for, at uautoriserede personer ikke kan komme ind på arbejdspladsen i arbejdstiden, og at alarmen udløses, hvis uvedkommende skulle trænge ind uden for arbejdstiden.
Tip 2: Undgå at vigtig information offentliggøres eller ødelægges: Sørg for, at informationssikkerheden er god, så afgørende information ikke bliver afsløret eller ødelagt. Placer f.eks. personer, der håndterer følsom information, i afskærmede dele af kontoret for at undgå, at forbipasserende ser ting, de ikke burde. Påmind kontinuerligt medarbejderne om at være opmærksomme på ikke at efterlade ting synlige og altid låse deres computere, når de går væk.
Tip 3: Sikkerhed – en del af kulturen: Skab en kultur på arbejdspladsen, hvor adgangskortet er synligt, man hilser på kolleger, spørger om hjælp, og rapporterer, hvis man ser uautoriserede personer i bygningen. Ledere spiller en afgørende rolle i at opbygge en sikkerhedsbevidst kultur.
Hvad er Coor Advisory?
Coor tilbyder rådgivning inden for arbejdspladsstrategi for at hjælpe virksomheder og organisationer med at skabe langsigtede attraktive, moderne og inspirerende arbejdspladser og arbejdsliv. Vores arbejdspladsstrateger udarbejder strategier og koncepter til jeres fremtidige arbejdspladser og tager fuldt ansvar for implementeringen. Alle projekter ser forskellige ud, da de udføres ud fra jeres medarbejderes unikke behov og betingelser samt ud fra jeres virksomheds værdier og mål. Sammen med jer skaber vi fantastiske medarbejderoplevelser.