SÅDAN SKABER I FREMTIDENS KONTOR
Der er meget at tænke på for dem, der skal tænke strategisk om kontorudvikling. Mange stiller nu sig selv spørgsmålet: Hvordan skal virksomhederne bruge kontorerne i fremtiden? Den fremtid, der allerede er her.
Coor er en servicevirksomhed, der er til stede på tusindvis af arbejdspladser rundt om i Norden. Det giver os et unikt indblik i, hvad der virker , og hvad der ikke virker på arbejdspladsen... og vi har dygtige arbejdspladseksperter og specialister, der støtter virksomheder, der ønsker at fremtidssikre deres arbejdspladser.
Coor står selv over for denne udfordring – at realisere fremtidens kontor i vores eget hovedkvarter i Kista, Stockholm. Et første skridt i det var at undersøge vores medarbejderes forskellige behov på arbejdspladsen og kortlægge den generelle udvikling i området. Stig Serup er arbejdspladsekspert hos Coor og fortæller i denne artikel om vigtige indsigter fra Coors egen forundersøgelse.
DEN HYBRIDE MÅDE AT ARBEJDE PÅ ER KOMMET FOR AT BLIVE
Coors medarbejdere ser klare fordele ved fortsat at kunne arbejde hjemmefra for at kunne få puslespillet med arbejde og privatliv til at gå op. Men de medarbejdere, der vendte tilbage til kontoret sidste år, kom med mange positive tilkendegivelser omkring at være på kontoret igen. De havde glemt , hvilken energi der er på kontoret og i mødet med kollegerne, i modsætning til at multitaske med vasketøj og opvask, mens de iført pyjamasbukser hopper ind og ud af online-møder.
" Vi som medarbejdere ønsker ikke at opgive bekvemmeligheden ved at arbejde hjemmefra, men vi ser også , at kontoret har en rolle at spille i fremtiden. Hvis virksomhederne lykkes med at skabe miljøer, der er attraktive og opfattes som handlekraftige, er der virkelig mulighed for at engagere medarbejderne," siger Stig.
EFTERSPØRGSEL EFTER NYE INTERAKTIVE MØDESTEDER
"Det, der står klart i undersøgelsen, er, at hvis vi skal lykkes med at tiltrække medarbejdere til kontoret, kræver det inspirerende miljøer, der fremmer sociale aktiviteter og samarbejde. Det er det interaktion, som medarbejderne først og fremmest har brug for ," siger Stig med henvisning til, at 76 procent af de adspurgte angiver, at de kommer på kontoret for at samarbejde eller socialisere med kollegerne.
Coor Advisory, Coors team af arbejdspladseksperter, specialister og arkitekter, anbefaler at tilbyde forskellige typer af samarbejdsmiljøer på kontoret; åbne rum, der giver mulighed for spontane møder, men også lukkede områder, hvor du ikke forstyrrer andre. Derudover skal I tænke over, hvordan I arbejder hybridt på en helt anden måde end før.
Der skal være lokaler, der er til hybride møder og workshops, for eksempel med de rigtige møbler, belysning og teknologi. Men der skal også være rum, der er optimeret til fysisk samarbejde, men med mulighed for at koble sit let på et online-møde hvis det er nødvendigt.
"Vi undersøger også muligheden for at skabe fleksible rum, der kan tilpasses forskellige behov. Den ene dag kan det tilpasses til et digitalt arrangement, og den næste er rummet opdelt i kaffestuer og mødelokaler", siger Stig.
VI SKAL OPBYGGE KULTUR PÅ KONTORET
Mange i Coors undersøgelse udtrykte bekymring for, hvordan man opretholder og udvikler virksomhedens kultur og opbygger loyalitet i en fremtid med meget hybridarbejde. Stig siger: "Vi hos Coor Advisory mener, at svaret både ligger i at omfavne det hybride miljø og i at styrke de kulturopbyggende elementer på kontoret."
Det kan betyde , at man fortsætter med de tiltag, som mange virksomheder allerede har implementeret under hjemmearbejde, såsom digital check-in og efter arbejde, samtidig med at kontoret udstyres til at være kulturskabende. Det betyder for eksempel, at der skal være mere plads til det sociale, hvor kolleger kan mødes, arrangere fælles arrangementer og fejre succeser.
"Den øgede andel af hjemmearbejde har gjort det muligt for os at erstatte nogle mere traditionelle kontorfunktioner med dem, der fortæller os, hvad Coor står for og tilbyder, vores historie og vores værdier" siger Stig. "Nu vil vi også fremhæve alle vores helte, succeser og præstationer. Alt dette er med til at skabe den 'vi-følelse', der er så svær at opnå i et digitalt miljø."
DEN INTUITIVE ARBEJDSPLADS
Vi ser, at behovet for klare spilleregler på arbejdspladsen bliver større efter pandemien, når man ikke bliver på kontoret så ofte og ikke har et vågent øje med, hvilke "uskrevne regler" der gælder. Dette kan omfatte spørgsmål som hvor meget smalltalk der er okay i storrumskontoret, hvor det er hensigtsmæssigt at tage online møder, og hvordan man rent faktisk bruger de åbne kreative rum som ofte findes i nærheden af kontorlandskabet.
Coors undersøgelse viser, at der findes forskellige løsninger til at skabe et intuitivt kontor. Et eksempel er at opdele kontoret mere tydeligt i forskellige zoner baseret på formål eller hvilket lyd- og aktivitetsniveau der forventes.
"I dag har vi åbne kreative mødesteder lige ved siden af arbejdspladser, hvor medarbejderne har brug for mere fokus. Her planlægger vi at lave om og adskille disse to aktiviteter mere tydeligt", siger Stig og fortsætter: "Derudover bør zonerne suppleres med retningslinjer for hvilke aktiviteter, der er hensigtsmæssige i det respektive miljø. På den måde giver vi medarbejderen de bedste forudsætninger for at finde det rette sted til sin aktivitet".
Dette skal ikke ses som en opfordring til ledere eller kontorchefer om at rende rundt på kontoret og irettesætte medarbejdere, men snarere som et udgangspunkt for en god dialog om, hvordan man vil bruge kontoret.
Indretningen, såsom farve, møbler og materialevalg, kan også bruges til at guide medarbejderne i forhold til de enkelte zoner, og hvilke spilleregler der hersker i zonen.
ØGEDE FORVENTNINGER TIL TEKNOLOGIEN
Når vi vender tilbage til kontoret, kommer vi med meget højere forventninger til teknologien, end da vi gik hjem. Her er det nemt at tænke på 5G, robotter, "virtual reality" og lignende, men det er ikke kun det, Coors ser. Mange medarbejdere føler en vis angst for at komme tilbage til en ny hverdag, hvor der ikke er tænkt gode teknologiske løsninger.
"Medarbejderne føler sig trygge ved det digitale miljø i hjemmet. Her har de haft styr på, hvornår og hvordan de skulle hoppe fra det ene onlinemøde til det andet. På kontoret er det en anden sag," siger Stig.
For at ruste arbejdspladsen til at tiltrække medarbejderne igen, skal der være en holistisk tilgang til mødeteknologi. Det skal være nemt at koble op i alle mødelokaler. Og løber man ind i problemer, skal hjælpen være lige ved hånden – enten gennem en ledig it-support eller servicepersoner på kontoret, der kan hjælpe med de mest almindelige udfordringer.
"Et af målene for Coors fremtidige arbejdsplads er at have virkelig moderne teknisk udstyr. Men på samme tid , bør der ikke være nogen usikkerhed om brugen. Vi er allerede langt fremme i dag, men vi kan blive endnu bedre," siger Stig.
Gør din arbejdsplads til en oplevelse
Vi håber, at disse fem indsigter kan inspirere dig til at tænke over, hvilken funktion dit kontor vil spille i fremtiden.
Du er altid velkommen til at kontakte os hos Coor Advisory , hvis du er nysgerrig efter at høre mere om vores metode, vores konklusioner eller hvordan vi kan understøtte dit eget kontorprojekt.