Outsourcingskolen – for bedre forretninger
Outsourcingskolen er vores nye faste indslag i Nova. Vi vil bidrage til bedre forretninger og videregive den viden og erfaring, som vi har samlet i årenes løb. Derfor vil vi lade vores eksperter forklare og videregive deres bedste tips og fif. I hvert nummer af Nova vil vi komme ind på og forklare forskellige byggesten i en outsourcingforretning.
Erik Strümpel, chefjurist hos Coor, har siden 2004 deltaget i en række af Coors store aftaleskrivninger. Her i artiklen deler han ud af sine erfaringer.
Outsourcingskole del 1 – Hvordan formulerer man en god aftale?
Hvad skal man huske på, når man skal formulere en serviceaftale, der fører til et velfungerende samarbejde? Erik Strümpel, chefjurist hos Coor, har deltaget i udarbejdelsen af flere af Coors større aftaler siden 2004. Her videregiver han sine erfaringer:
Tydelig og klar
Det er en forudsætning for en velfungerende aftale, at den er tydelig og klar. Begge parter skal forstå det, der står i aftalen, og hvis der er noget, der er kompliceret, skal man beskrive det ordentligt. Aftalen skal være så klar og tydelig, at også personer, som ikke har deltaget i diskussionerne omkring aftalen, kan forstå den. Det er derfor vigtigt at afsætte tilstrækkelig tid til forhandling og formulering af selve aftalen. Man sparer som regel både tid og penge ved at anvende en jurist til at hjælpe med at formulere en klar og sammenhængende aftale.
Tilfredse parter
En succesrig outsourcingaftale er en aftale, som begge parter ønsker at forlænge, når udløbet af aftalen nærmer sig, og grundlaget herfor er, at begge parter er tilfredse. En vigtig faktor for at opnå dette er, at aftalen er fornuftig og tilgodeser begge parters interesser. Selv om det ikke er muligt at opnå fuldstændig retfærdighed, er det vigtigt, at den ene part ikke bliver tilsidesat eller føler sig snydt. Målsætningen ved alle aftaleforhandlinger er, at begge parter skal være tilfredse med aftalen.
Styret samarbejde i aftalens løbetid
En aftale om outsourcing af services indebærer ofte, at parterne indtræder i et langsigtet samarbejde. I aftalen indgår normalt bestemmelser om fleksibilitet, besparelser, udviklingsforpligtelser for leverandøren osv. For at disse bestemmelser skal kunne gennemføres, skal kunden og leverandøren samarbejde. Samarbejdet skal foregå både på det operative niveau for den daglige drift og på et mere strategisk niveau. Aftalen bør derfor indeholde bestemmelser om, hvor jævnligt parterne skal mødes, hvilke personer, der skal deltage i hvilke møder, og hvilke spørgsmål, der skal diskuteres på de respektive møder. Hvis dette samarbejde mellem parterne lykkes, er der gode forudsætninger for, at aftalen bliver en succes – i hele aftalens løbetid.
Husk på:
- Afsæt tilstrækkelig tid til at forhandle og formulere aftalen
- Formuler en klar og tydelig aftale, som kan forstås af andre end dem, der har udarbejdet aftalen
- Fastsæt i aftalen, at parterne skal mødes regelmæssigt for at diskutere leverancen osv.
- For at en outsourcingaftale skal blive en succes, skal parterne samarbejde.
Vil du vide mere om at skrive en vellykket aftale?
Kontakt venligst Erik Strümpel, Coor Service Management Tfn +46 8 553 959 72 (erik.strumpel@coor.com).