Coor flytter ind i fremtiden

Sidste forår gik jagten ind på de nye lokaler. I første omgang vurderede man et stort antal alternativer, hvilket ret hurtigt kunne reduceres til 15. Til sidst tilbagestod fire-fem alternativer, som kunne matches med et antal kriterier.

− Vi vil sidde i ét plan og have en åben planløsning. Vi havde brug for et areal på mindst 3000 kvadratmeter. Herefter kom kriterier som gode kommunikationsmuligheder, god service i nærområdet og naturligvis beliggenheden. Men det vigtigste var dog, om lokalerne i tilstrækkelig grad ville kunne tilpasses til vores virksomhed. Vi arbejder med service og vi vil vise, hvad det indebærer at være på forkant inden for service på arbejdspladsen, siger Leif Eliasson, projektleder for Coors flytning til nyt hovedkontor.

Til sidst holdt man fast ved lokaler i Kista Entré, som bygges i samarbejde med ejendomsselskabet Vasakrona. Ved at stille spørgsmålstegn ved det traditionelle kontor og foretage en bedømmelse ud fra medarbejdernes behov og fysiske tilstedeværelse, kan Coor mindske kontorets areal med 1000 kvadratmeter fra de nuværende 4200 kvadratmeter.

− Vi har taget udgangspunkt i Concept Office, som vi har drevet siden 2009. Ved at interviewe de medarbejdere, som har testet miljøet, har vi opnået en værdifuld viden om succesfaktorer og faldgruber. Vi har endvidere gennemført målinger af fysisk tilstedeværelse ved hjælp af et nyt system koblet til varmesensorer, som fastgøres under skrivebordene. I de nye lokaler fører vi idéen videre igennem en mobilapplikation, hvor medarbejderne kan se, hvor der findes ledige pladser.

Målingerne af den fysiske tilstedeværelse giver en god indsigt i, hvordan dagens råderum over kontoret udnyttes, og hvilke skridt der kan tages for at effektivisere arealet. Men for at få et holistisk perspektiv på alle forskellige typer af arealer og behov, er der foretaget dybdeinterviews med chefer. Cheferne har i interviews bl.a. beskrevet, hvor man arbejder inden for gruppen, hvilke typer møder man har, om der er behov for yderligere plads, og hvilke typer arbejdspladser og teknik, kontoret har brug for, for at understøtte sine arbejdsopgaver.

− Dybdeinterviewene hjalp os med at udvikle en flexfaktor med værdier mellem 0,4 og 1, hvor 1 er en fast arbejdsplads og 0,4 er meget fleksibel. Forskellige grupper har forskellige behov, og nogle har brug for adgang til fysiske redskaber, eksempelvis har vores afdeling for telefoni- og kundeservice en fast arbejdsplads, hvorfor deres flexfaktor er 1. Dette kan sættes i forhold til salgsorganisationen, som ofte er til møder ude hos kunderne og har en betydeligt lavere flexfaktor.

Ud fra denne undersøgelse har en arkitekt efterfølgende udviklet et layout, der indeholder møblering med forskellige zoner: touchdown (områder, hvor man kan logge på og læse sine mails mellem møderne), gruppearbejdspladser, skriveborde, samtalemøbler, telefonrum, møderum, stillerum, sociale områder og et særligt sikkerhedsklassificeret areal.

− Vores nøgleord i forbindelse med at skabe det bedst tænkelige kontor er, at det skal være: funktionelt, fleksibelt, moderne, troværdigt og omkostningseffektivt. Det betyder, at der er en tanke bag alt det, vi planlægger, bygger og indretter. Ingenting overlades til tilfældighederne, siger Leif Eliasson.

Tanken er, at kontoret skal inspirere og booste medarbejderne. Når man går ind på Coors kontor skal man tænke, at her er det rigtigt godt at arbejde. Ikke kun fordi lokalerne er indrettet med henblik på at understøtte de daglige aktiviteter, men også fordi de er tilpasset til spontane møder og til at lette kontakten. Leif Eliasson mener, at man skal tage udgangspunkt i medarbejderne.

− Vi kommer eksempelvis til at få et lounge-/caféområde, som skal indbyde til, at man sætter sig ned og arbejder alene eller i grupper. Receptionen kommer ikke til at fungere traditionelt, men vil være et åbent areal med et stort bord i hallen, hvor vi skal skabe liv og puls. Blandt andet skal bordet i hallen have indbyggede tablets, så kunderne selv kan bestille taxaer.

En vigtig faktor for et velfungerende kontor er smarte og gennemtænkte tekniske løsninger. At alt fungerer på en enkel og smidig måde. Eksempelvis er det trådløse netværk nu så udbredt, at det fungerer som hovedforbindelse, og den faste forbindelse bliver backup. Man vil siden hen komme til at integrere forskellige systemer for at indbygge funktionen i hverdagen, eksempelvis så sammenkobles bookingsystemet med dørlåsen i mødelokalet, så blot de, som skal deltage på mødet, kan åbne døren. Hvis ingen har åbnet døren inden for et kvarter ophæves bookingen, og lokalet bliver tilgængeligt for booking på en digital skærm udenfor.

− Dette her projekt tvinger os til teknisk udvikling, tidligere end vi ellers havde tænkt os. Vi har for eksempel et uudtalt mål om at gå fra papir til digital, hvilket betyder, at vi skal løse digitalisering af dokumenter for alle enheder. For nogle enheder er dette enkelt, mens det for andre vil være en udfordring, som dog er til at gennemføre, siger Leif Eliasson.

Et projekt – ni delprojekter

I Nova kommer vi til fortsat at følge projektet frem til indflytningen. I hvert nummer vil vi dykke ned i nogle af delprojekterne og give et resumé af de vigtigste dele i hvert delmoment.

Projektet har følgende delprojekter:

• Udforming – layout af lokaler og indretning.
• Forandringsarbejdet – når man flytter fra et gammelt kontor til et aktivitetsbaseret, indebærer det forandringer. Man går fra mit til vores.
• Kommunikation/information – information, ekstern skiltning (branding), udstillinger i tre forskellige faser for at medarbejderne skal forstå, hvordan resultatet bliver.
• Ombygningen – gennemførelse af ombygningen og håndtering af grænseflader i forhold til ejendomsselskabet.
• Sikkerhed – den fysisk omgivende beskyttelse, brandbeskyttelse og tilgængelighed til konferencerum samt dele af lokalerne.
• IT – infrastruktur, at vi har løsninger, som understøtter vores nye arbejdsgange som eksempelvis trådløst netværk, at arbejdspladserne er ens udstyret og telefoni (omstillinger, konferencetelefoni og mobiltelefoni).
• AV – audiovisuelt udstyr i mødelokaler, på receptionsskærme og ligeledes ude i kontormiljøerne.
• Levering af serviceydelser – udformning af ydelser i lokalet, hvordan servicen skal foregå, post leveres osv.
• Flytning og afvikling.

Vil du vide mere om de moderne belægningsmålinger, som foretages ved hjælp af varmesensorer?

Kontakt Erik Sörnäs, ansvarlig for kompetencecenter 'workspace management', +46 8 553 952 74.

Vil du vide mere om, hvordan man forbereder det berørte personale, når det gælder store forandringer af arbejdspladsernes udformning (f.eks. ved indførelse af aktivitetsbaserede arbejdspladser)?

Kontakt Carina Hörnfelt-Bylund, kontraktudvikler, +46 8 553 957 40.