Fremtidens fleksible arbejdsplads
Fleksibilitet er ikke længere kun et krav til kommende medarbejdere – også de fysiske omgivelser skal være fleksible. Længere transporttider, varierende arbejdsopgaver og skiftende samarbejdspartnere stiller krav til fremtidens kontorløsninger. Men overgangen til fleksible arbejdspladser er en stor omstilling, som kræver mod, ærlighed og dialog.
Allerede i 2009 indrettede Coor et konceptkontor - "Concept Office" - i en del af Solnakontoret i Sverige med Carina Hörnfeldt Bylund som projektleder. I forbindelse med at Coor i begyndelsen af november tager skridtet fuldt ud og indfører aktivitetsbaserede arbejdsgange for samtlige medarbejdere på det nye hovedkontor i Sverige, har Carina været projektleder for delprojektet "indretning og forandringsarbejde".
− Eftersom jeg har medvirket til at indføre, og endda arbejdet i vores "Concept Office", har det været naturligt at deltage i arbejdet med at videreudvikle vores koncept til det nye hovedkontor. At jeg forstår, hvad forandringen indebærer, er en stor fordel i mit arbejde med at forberede mine kolleger på, hvad der venter, siger Carina Hörnfelt Bylund.
Foranalyse giver bedre forudsætninger
Carina var meget aktiv i den indledende analysefase, hvor Coor ved hjælp af belægningsmålinger og interviews med chefer og medarbejdere forsøgte at danne sig et overblik over, hvordan det nye kontor skulle udformes for at leve op til de behov og arbejdsgange, medarbejderne har i dag.
− Frem for alt manglede vi steder at holde møder. Vores nuværende kontor stimulerer ikke til samarbejde og videndeling. Vi kunne også konstatere, at antallet af kontorarbejdspladser i løbet af en uge tydeligt var dimensioneret for højt, og at der ofte var tomme pladser.
Generelt kan man sige, at vi i dag udfører cirka 50 procent af det daglige arbejde individuelt og 50 procent i samarbejde med andre.
På baggrund af dette resultat har Carina efterfølgende i tæt samarbejde med en ekstern indretningsarkitekt planlagt det nye kontors areal, hvor knap 250 personer har deres primære placering. Derudover skal lægges et antal tilrejsende kolleger og eksterne besøgende til. Til dem findes i alt mere end 360 mulige arbejdspladser, hvoraf 179 er skrivebords-arbejdspladser. Resten er muligheder for at arbejde i lyddæmpende lænestole, sofagrupper, ved teamborde (med forskellige siddehøjder) og touch-down-pladser. Dertil kommer mødelokaler og mødearbejdspladser i forskellige størrelser og til forskellige formål.
Mødekultur og samarbejde
− I dag udfører vi cirka 50 procent af det daglige arbejde individuelt og 50 procent i samarbejde med andre. Vi har også forsøgt at finde løsninger til både arbejdsopgaver, som kræver høj koncentration og arbejde, som kræver lavere koncentration, både i forbindelse med individuelt arbejde og samarbejde. Der skal findes arbejdspladser til alle typer behov og samarbejder.
Samarbejde og mødekultur er noget, som Carina taler meget om. At skabe forskellige mødearbejdspladser til forskellige typer samarbejde har været centralt under udformningen af det nye kontor, og for at det skal fungere, skal indretning, teknik og adfærd spille sammen.
− Førhen har vi blot tilbudt kontorarbejdspladser, en café og traditionelle mødelokaler. Det nye kontor giver os helt nye forudsætninger. Jeg føler mig tryg ved kontorets udformning, udfordringen ligger i at arbejde på at ændre vores mødeadfærd. Det bliver ikke bare et nyt kontor - det bliver nye mødearbejdspladser.
Forandringsproces og kommunikation til kollegerne
Carina Hörnfelt Bylund har arbejdet aktivt siden foråret med at forberede sine kolleger på de ændrede arbejdsgange og mødeadfærd, som kommer.
− Nøglen til fremgang ligger i information, dialog og medindflydelse. Information om, hvordan kontoret kommer til at se ud og fungere, har vi udbredt ved hjælp af et særligt informationssted på vores serviceportal, hvor vi samler al information om flytningen. Siden august har vi endvidere haft en lille udstilling i caféen, hvor vi viser en skitse over lokalerne. Vi har monteret en arbejdspladsstation og udstiller billeder og også forskellige prøver. Herudover har vi gennemført et antal frokostmøder med forskelligt indhold og fokusområder.
Information om, hvordan arbejdsgangene ændres, har man først og fremmest arbejdet med i mindre grupper og med lederne. Inddragelse af lederne er afgørende i alt forandringsarbejde.
For at skabe medindflydelse har alle medarbejdere arbejdet sammen om de fælles forholdsregler, der skal gælde på det nye kontor. Det kan handle om små, men vigtige ting, som hvorvidt det er ok at tale i telefon i åbent landskab, eller om man må spise varm mad ved skrivebordet.
− I alle åbne kontorlandskaber skal man være enige om reglerne. Man må ikke glemme, at min arbejdsplads også er min kollegas arbejdsplads. Eftersom vi før har siddet i åbne landskaber hos Coor, tror jeg, at det er en selvfølge for mange af os, men det kan være et problem, hvis man tidligere har haft et enmandskontor.
En løbende dialog
Under hele processen har medarbejderne løbende kunnet stille spørgsmål til flyttegruppen, enten via deres leder eller en særlig postkasse til spørgsmål.
− Vi modtager nogle få spørgsmål om ugen, og på den måde ser vi, hvad medarbejderne gør sig af tanker, hvilket vi forsøger at tage hensyn til, når vi planlægger vores stormøder, fortæller Carina Hörnfelt Bylund.
På trods af at medarbejderne har forberedt sig på bedst mulig vis, tror Carina, at det kommer til at tage et stykke tid, inden alle har vænnet sig til de nye arbejdsgange.
− Min erfaring er, at det kan tage op til et år, før gamle vaner er blevet glemt. Det er vigtigt fortsat at lytte til medarbejderne, også efter flytningen, og at holde regelmæssige møder for at følge op på, hvordan kontoret anvendes, diskutere problemer og fortsat udvikle konceptet. I alle forandringsprojekter skal man igennem forandringskurvens forskellige faser, men ved at fange og reagere på reaktioner og uro, kan man forkorte kurven og fjerne dele for så manges vedkommende som muligt.
Vil du vide mere om, hvordan du forbereder dine medarbejdere på en forandring?
Så er du velkommen til at kontakte Carina Hörnfelt-Bylund.
Læs tidligere artikler om Concept Office
