5 råd: Sådan tilpasser du kontoret til den moderne medarbejder

1. Det rigtige område til den rigtige aktivitet

På en moderne arbejdsplads skal der være forskellige typer af områder til forskellige typer af arbejdsopgaver. Sidder medarbejderne i et åbent landskab, skal der være lokaler og områder med mulighed for stilhed og fokusering. Har man i stedet et klassisk enmandskontor, skal der være attraktive fællesområder, som kan lokke medarbejderne ud af deres rum. En tydelig trend lige nu er såkaldte fleksible eller aktivitetsbaserede kontorer, hvor medarbejderne vælger arbejdsplads efter aktivitet og altså ikke har deres egen faste plads. Når tiden kommer til at renovere kontoret, er det afgørende at gennemføre en ordentlig behovsanalyse, hvor man indhenter medarbejdernes meninger via eksempelvis spørgeskemaer og workshops, og hvor man også kan inddrage en udbyder af kontorservice. Undersøg også, hvilke områder medarbejderne rent faktisk anvender i dag, og på hvilken måde de anvender dem. Og så skal du turde spørge medarbejderne: "Hvilke miljøer ville du gerne have på en arbejdsplads, hvis du fik lov at drømme?"

2. Skab områder til spontane møder

Undersøgelser viser, at mange gode idéer og samarbejder opstår i det spontane møde. Så sørg for, at der er attraktive områder, hvor dine medarbejdere rent faktisk kan mødes. Hvis alle sidder bag lukkede døre, eller sidder stille ved deres arbejdsstationer i et kontorlandskab, så opstår der ingen spændende synergier. Attraktive områder kan for eksempel være en café, hvor der er liv og bevægelse. Her skal man få en oplevelse af puls og oplade sine batterier. For at skabe et område, hvor medarbejderne af sig selv søger hen, gælder det om at planlægge omhyggeligt og bruge fantasien. Nogle fif er at sørge for et smukt og funktionelt design, god kaffe, mulighed for at koble op på computeren og arbejde i caféen samt kontorservice, der varetager de praktiske opgaver. En del store virksomheder har ligefrem ansat baristaer, som laver kaffe til medarbejderne.

3. Hjælp medarbejderne med at være offline

Muligheden for konstant at være opkoblet betyder, at det kan være svært at trække en klar grænse mellem arbejde og fritid. I dag oplever vi en epidemi af stress og udbrændthed, som delvis kan relateres til vores nye måde at arbejde på. Som chef er det derfor vigtigt, at du hjælper medarbejderne med at være offline. Dels kan du gøre det i kraft af klare retningslinjer, eksempelvis for hvor hurtigt og på hvilke tidspunkter medarbejderne forventes at besvare mails. Dels kan du gøre det ved at skabe afstressende områder på kontoret, uden opkobling, eller hvor medarbejderne skal lægge deres mobil i en kurv, før de træder ind, så de får mulighed for at hvile hjernen nogle minutter selv i arbejdstiden.

4. Skab en fornuftig mødekultur

Møder i tide og utide stjæler meget arbejdstid. Sørg for at skabe en fornuftig mødekultur på din arbejdsplads, med korte møder, en klar dagsorden og mulighed for at deltage digitalt. Sørg endvidere for, at kun relevante personer indbydes til selve mødet, og send i stedet et resumé ud til samtlige berørte. Ved at skabe gode mødelokaler, eventuel med hjælp fra en udbyder af kontorservice, kan man også fremme en god mødekultur. En god idé er at have lokaler, som ikke kan reserveres, så der altid er mulighed for at holde møder, selv med kort varsel. Eller have forskellige typer mødelokaler; dynamikken i mødet bliver helt anderledes i en bekvem sofa end ved et bestyrelsesbord. Tænk på udformningen af rummene: hjernen kan godt lide overraskelser, f.eks. når det gælder farver og form.

5. Lad kontoret afspejle brandet

Overvej om jeres brand kan blive afspejlet i formgivningen af kontoret. Det kan være enkle midler, som at farve og form er på linje med den grafiske profil. Hvis du arbejder i et traditionsrigt firma, kan du med fordel fremhæve jeres historie via billeder, gamle prototyper og andre historiske genstande. Eller du kan knytte an til jeres produkter og service i designet af virksomhedens lokaler. At lade kontoret afspejle brandet skaber stolthed hos medarbejderne og nysgerrighed hos gæster. Hvis du vælger at lade kontoret afspejle brandet, så gør det ordentligt og gå linen ud!