Hvor vigtigt er kontoret?
Hver anden arbejdstager synes ikke, at kontoret bidrager til at gøre dem mere produktive. Kati Barklund, der er innovationschef for arbejdspladsservice hos Coor Service Management, ser et stort potentiale i fremtidens kontor.
Specialisten kommenterer
Hvorfor har vi brug for nye kontorløsninger?
− Kontorets vigtigste opgave er at støtte dem, der arbejder der, og give dem gode forudsætninger for at kunne udføre et godt stykke arbejde. Medarbejderes aktiviteter har ændret sig meget i de seneste år, mens kontorer generelt ikke er fulgt med udviklingen. I dag går vi fra at fokusere på arealudnyttelse og besparelser til også at se kontoret som et strategisk værktøj til at tiltrække medarbejdere og ikke mindst til at optimere medarbejdernes velbefindende, engagement og produktivitet. Et godt kontor kan øge tiltrækningskraften og produktiviteten, men også effektiviteten og bæredygtigheden. I Coors nye Smart Office-model har vi et holistisk livscyklusperspektiv på arbejdspladsen. Vi ser på arbejdspladsen som en helhed og sikrer, at løsningen bliver god over tid.
Flere og flere virksomheder og organisationer indfører aktivitetsbaserede kontorer – hvordan fungerer det for dem?
− Det virker godt for mange, men vi har også virksomheder, som melder tilbage, efter at de har indført et aktivitetsbaseret kontor, fordi de ikke har opnået den ønskede effekt. Oftest handler det om, at forandringsprocessen ikke er forløbet optimalt eller, at man ganske enkelt har lagt for lidt vægt på den. Måske er processen nærmere blevet drevet som et design- og flytteprojekt end som en forandringsproces. Det er formentlig den mest almindelige fejl, virksomhederne begår – at de ser på kontoret som et projekt i stedet for en proces. De, der opnår succes med deres kontorer og får medarbejdere, som trives og præsterer godt over tid, forstår, at arbejdspladsudformning er en løbende proces. De har indbygget fleksibilitet i kontoret og følger løbende op og tilpasser kontoret i takt med de ændrede behov.
− Det er også almindeligt, at man glemmer at tilpasse de kontorserviceløsninger, som man har brug for, og først tager hul på det, når kontoret står klart. Hvis planlægningen kan udføres parallelt med kontorets udformning, er der store muligheder for at optimere både lokaler og understøttende serviceløsninger.
Kontorets vigtigste opgave er at støtte dem, der arbejder der, og give dem gode forudsætninger for at kunne udføre et godt stykke arbejde.
Hvad kræves der af fremtidens kontor?
− Kontorerne skal være attraktive, produktive, effektive og bæredygtige. Kontoret skal være et mødested, og derfor skal medarbejderne have lyst til at være der. Forskningen viser, at vores syn på en arbejdsplads nu om dage ikke er så forskelligt som for 50 år siden. Derimod har vi forskellige aktiviteter og har brug for at tilpasse kontoret herefter. Den tydeligste tendens, vi ser nu, er samarbejde – at vi skal samarbejde på tværs af grænser. I en stor virksomhed foregår samarbejde allerede på tværs af afdelinger, men det stopper ikke her.
For en innovativ virksomhed, er åben innovation, hvor vi deler og skaber i fællesskab, fremtidens udviklingstendens. Få virksomheder vil i længden have råd til at drive eksempelvis den tekniske udvikling alene. Alt bliver mere og mere åbent, og de store værdier kommer, når vi deler og lader andre hjælpe. Hos Coor arbejder vi i et innovationsøkosystem med samarbejdspartnere inden for forskellige områder. Her bidrager vi med vores erfaringer og vores unikke kundeindsigt, mens en anden partner bidrager med tekniske færdigheder, eksempelvis som vores projekt med sensorer på arbejdspladsen.
De aktiviteter, som vi udfører i dag – skal vi også udføre dem i morgen?
− Ofte tager virksomhederne udgangspunkt i eksisterende adfærd og forsøger at tilpasse den til de nye forudsætninger. Det fungerer ikke. Derimod skal vi være bevidste om vores nuværende adfærd og vaner for aktivt at kunne ændre dem. Alle ved, at det er godt at stå op og arbejde, men alligevel sidder de fleste ned. Virksomhederne skal arbejde med de ændringer, de vil indføre. På Coors kontor har vi fået hjælp fra vores rengøringspersonale til at hæve alle skriveborde om aftenen. På den måde bliver alle mindet om, at det er godt at stå op, og det bliver lettere at gøre det hævede arbejdsbord til en vane. Vi har desuden indbygget bevægelse på vores kontor – der er en tanke bag det, at man skal gå et stykke for at hente frugt eller smide affald ud.
− Generelt er vi mennesker ikke glade for forandring. Vi ved, hvordan vi har det nu, men vi ved ikke, hvordan det bliver efter forandringen. Mit råd er at besøge andre virksomheder og arbejdspladser for at få inspiration og for at se, hvor godt det kan blive. Derefter er det altid vigtigt at tage udgangspunkt i sin egen strategi, vision, mål og udfordringer og tilpasse kontoret til dette. Hvorfor gør vi det her? Alle virksomheder har deres udfordringer, som de skal fokusere på, og det gælder om at have disse udfordringer for øje i beslutningen. Har virksomheden fx brug for at tiltrække medarbejdere og kompetencer eller blive mere produktive og effektive? Processen efterfølgende er også meget vigtig. At der er en administrations- og styremodel, at man følger op og tilpasser kontoret. Egentlig er det meget enkelt – vi tager udgangspunkt i vores behov og fokuserer på medarbejderne og de aktiviteter, som de skal udføre. Så bliver resultatet godt.
